Ihr persönlicher
Datenraum
Die sichere Cloud-Lösung für Ihre Immobilie
Ordnung ist das halbe Leben – gerade im Geschäftsleben: Es geht nichts über eine gut strukturierte, professionelle Ablage, in der man schnell findet, was man braucht.
Der ViDA-Datenraum ist dieses perfekte System. Hier speichern Sie alle wichtigen Dokumente übersichtlich und digital und greifen jederzeit online darauf zu.
Unsere Cloud-Lösung macht es möglich, dass Sie mit jedem Endgerät – Smartphone, Tablet oder PC – in Ihre Ablage greifen und rasch etwa eine Nebenkostenabrechnung einsehen, während Sie mit Ihrem Mieter telefonieren.
Im Datenraum verwalten Sie alle Unterlagen direkt und unkompliziert.
Aktenordner, diverse Datenträger, Dateienwirrwarr auf Ihrem Computer oder im Firmen-Netzwerk – das war alles gestern: Der ViDA-Datenraum ist Ihr zeitgemäßes, papierloses Cloud-Archiv: sicher, übersichtlich, benutzerfreundlich, transparent, platzsparend und unverwüstlich.
Ihre Vorteile
Welchen Nutzen hat Ihr Datenraum?
Der ViDA-Datenraum macht Ihr Leben leichter. In Ihrer digitalen Vermieter-Cloud verwalten Sie alle Dokumente rund um Ihre Immobilie(n). Zum Beispiel:
- Abrechnungen
- Bestandspläne
- Energieausweise
- Grundbuchauszüge
- Handelsregistereinträge
- Korrespondenzen
- Kündigungen
- Mietverträge
- Übergangsprotokolle
Die durch die vorgegebene Ordnerstruktur nach gif-IDA speichern Sie die Dokumente im Datenraum automatisch richtig ab. Das standardisierte Ablagesystem ermöglicht den unkomplizierten Datenaustausch mit Ihren Partnern.
Hinterlegen Sie die Word- oder Excel-Dateien im sicheren PDF-Format. Bilder und Videos belassen Sie einfach den Ursprungsformaten wie JPG, PNG, MOVE oder MP4.
Mit dem ViDA-Datenraum übermitteln Sie Unterlagen gefahrlos und bequem: Gewähren Sie Ihren Geschäftspartnern und Kollegen Zutritt zu Ihrer persönlichen Vermieter-Cloud, zum Beispiel Ihrer Bank, dem Hausmeisterdienst oder Ihrem Steuerberater. Aufwändiges Hin- und Herschicken von Unterlagen ist damit Vergangenheit. Ihr Partner kann die von Ihnen freigegebenen Dokumente einsehen und herunterladen – auch ohne selbst ViDA-Nutzer zu sein.
Welche Funktionen hat Ihr Datenraum?
Strukturierte Projektorganisation
Import und Export von Unterlagen im Datenraum
Wenige Klicks sorgen für große Entlastung: Speichern Sie Ihre Pläne, Korrespondenzen, Rechnungen, Versicherungspolicen, Verträge u.v.m. im Datenraum und organisieren Sie Ihre Unterlagen direkt im zugehörigen Immobilienprojekt. Die festgelegte Ordnerstruktur nach gif-IDA-Standard weist Ihnen den Weg zum Ablageort. So verwalten Sie Einzeldokumente stets strukturiert mit aussagekräftigen Kategorie- und Dateibezeichnungen.
1.1 Expose
1.2 Prospekte
2.1 Grundstück
– 2.1.1 Lageplan
– 2.1.2 Überbauungen
– 2.1.5 Bodenrichtwertkarte
2.2 Bauplanungsrecht
2.3 Bauordnungsrecht
3.1 Bestandspläne
3.2 Flächenaufmaß
3.3 Baubeschreibung
3.4 Gebäude Bauzustandsanalyse
3.5 Brandschutz
3.6 Fachplaner Verträge
3.7 Bauerrichtung
4.1 Handelsregisterauszug des eingetragenen Eigentums
4.2 Grundbuchauszug
4.3 Erbbaurechtsverträge
4.4 Nachbarschaftsverträge
4.5 Teileigentum
4.6 Kaufvertrag
5.x.1 Mieter
– 5.x.1.1 Mietverträge
– 5.x.1.2 Mietsicherheit
– 5.x.1.3 Mietrückstände
– 5.x.1.4 Übergabeprotokolle
– 5.x.1.5 Mietanpassugen
– 5.x.1.6 Kündigungen
– 5.x.1.7 Wichtiger Schriftverkehr
– 5.x.1.8 Rechtsstreitigkeiten
6.1 Nebenkostenaufstellung
6.2 Bewirtschaftung
6.3 Steuern
6.4 Objektbezogene Arbeitsverträge
8.1 Allgemein
8.2 Verträge
8.3 Darlehen
8.4 Grundschuld
8.5 Bürgschaften
8.6 Kreditsicherheiten
8.7 Abtretung von Miet- und Pachtzinsforderungen
8.8 Zahlungsauftrag
8.9 Forderungsabtretung
9.1 Zeitplan
9.2 Angebote
9.3 Protokolle
9.4 Ansprechpartner
10.1 Vollmacht
10.2 Exposé
10.3 Grundbuchauszug
10.4 Baulasten
10.5 Altlasten
10.6 Denkmalschutz
10.7 Mieterliste
10.8 Mietverträge
10.9 Nebenkostenabrechnung
10.10 Legplan
10.11 Pläne
10.12 Baugenehmigung
10.13 Verwaltung
10.14 Erschließungsbeiträge Bescheinigung
…
Exportieren
Exportieren Sie die hinterlegten Dokumente ganz einfach aus im jeweiligen Ablageordner. Dabei generieren Sie vollautomatisiert ZIP-Archive, womit Sie selbst große Datenmengen komfortabel handhaben.
Archivieren
Nicht mehr aktiv benötigte Kategorien, zum Beispiel Bauunterlagen zu abgeschlossenen Projekten, können Sie beliebig ausblenden. Diese Unterlagen verstellen dann nicht mehr den Blick, können über einem Schaltregler aber jederzeit reaktiviert werden. So behalten Sie stets den Überblick und profitieren von einem leicht zugänglichen Archiv.
Wiederherstellen
Verflixt, Sie haben versehentlich eine Datei gelöscht. Kein Problem: Gelöschte Daten lassen sich mühelos wiederherstellen. ViDA erstellt zudem regelmäßig automatische Sicherungskopien - es geht nichts mehr verloren.
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Aufgaben-Management
Der ViDA-Datenraum ist nicht nur ein strukturiertes Online-Ablage- und Ordnersystem, Sie können mit der Anwendung auch Ihre Arbeit organisieren.
Diese Beispiele illustrieren, wie Sie von Ihrer Vermieter-Cloud profitieren:
Sie haben gerade einen Mietvertrag abgelegt. Dabei ist Ihnen aufgefallen, dass Sie dem Mieter noch einen zweiten Kellerschlüssel aushändigen müssen. Notieren Sie dieses To-do ganz einfach an der passenden Stelle: Vermerk eintragen, datieren, Status „To do“ auswählen und fertig. Der Task wird direkt in der Aufgabenübersicht gelistet. Dort schließen Sie die Aufgabe ab, sobald der Mieter den Schlüsselempfang quittiert hat und sie die Empfangsbestätigung in der Datenbank abgelegt haben. Auf Wunsch erinnert Sie ViDA übrigens vollautomatisch an alle anstehenden Aufgaben.
Datenraum FAQ
Ein virtueller Datenraum ist ein digitales Dokumentenmanagement-System aus dem professionellen Unternehmenskontext, auf das mithilfe einer sicheren Cloud-Applikation zugegriffen wird. In diesem Datenraum speichern, bearbeiten und teilen berechtigte Nutzer vertrauliche Dokumente und sensible Unterlagen.
Der ViDA-Datenraum speichert Ihre Dokumente DSGVO-konform auf einem Server in Deutschland.
Unsere cloud-basierte Datenraum-Lösung erfüllt höchste Sicherheitsstandards. Die Kommunikation zwischen allen Endgeräten und unserer Cloud-Applikation erfolgt verschlüsselt und ist passwortgeschützt. Ihre vertraulichen Dokumente und sensiblen Unterlagen sind bei ViDA im sicheren Hafen.
In unserem Datenraum kann eine Due-Diligence-Prüfung durchgeführt werden. Das heißt, Sie können die zum Verkauf einer Immobilie notwenigen Unterlagen im Datenraum ablegen. Der Käufer führt dort wirtschaftliche, rechtliche und finanzielle Prüfung durch. Due-Diligence kann mit „Sorgfältiger Prüfung“ übersetzt werden und ist ein gängiges Verfahren in der Immobilienwirtschaft.
Sie können unbegrenzt Daten in Ihrer persönlichen Vermieter-Cloud speichern. Es gibt keine Kapazitätsgrenzen oder Engpässe. Es werden täglich Updates und Sicherungskopien erstellt.
Der ViDA-Datenraum basiert auf dem standardisierten Prozessmodell für den Immobilien-Daten-Austausch der Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung e.V. (gif-IDA). Mit diesem Modell hat die gif alle erforderlichen Datenfelder für die Zusammenarbeit der Akteure in der Immobilienwirtschaft definiert.